APRESENTAÇÃO
A Secretaria Municipal de Eventos do município cumpre uma função primordial para o bom desenvolvimento dos serviços públicos de Teotônio Vilela:
Presta apoio estrutural nas principais ações do poder municipal, atuando conjuntamente com todas as demais secretarias do município na execução da entrega dessas ações. Fornece toda a estrutura para que a ação aconteça, a contento do chefe do executivo e da população que acompanha o ato em geral.
MISSÃO
A Secretaria Municipal de Comunicação de Eventos tem sido um braço amigo de todas as demais secretarias, no sentido de executar a estrutura relativa às suas ações de maior porte. Em 2017, um importante marco na área de eventos foi alcançado: a definição, junto a todas as entidades que trabalham juntamente aos eventos do município, de um calendário oficial das festividades municipais, avalizado por Polícia Militar, Ministério Público Estadual, Corpo de Bombeiros, Conselho Tutelar e Juízo de Direito da Comarca de Teotônio Vilela. O TAC firmado entre todos os órgãos definiu regras e permitiu a esta secretaria planejar suas ações a partir de 2018.
ATRIBUIÇÕES DA SECRETARIA
I- Planejar, promover, organizar e realizar eventos públicos, de acordo com calendário de eventos do município, aprovado previamente pelo chefe do Poder Executivo;
II- Atuar diretamente nas atividades de programação e execução de eventos oficiais, shows e outras festividades, e, em conjunto com outros órgãos da estrutura administrativa;
III- Realizar festejos em datas comemorativas, eventos de interesse turístico, religioso e cultural, feiras, seminários e congressos dos quais o Município seja realizador ou patrocinador direto ou indireto;
IV- Realizar shows, exposições ou eventos de uma forma geral, destinados à divulgação do nome do Município;
V- Desempenhar outras atividades afins.
ATRIBUIÇÕES DOS CARGOS:
1. SECRETÁRIO
Dirigir as atividades da Secretaria, expedindo orientações e normas quando necessários; • Aprovar programas e projetos para realização das atividades de competência da Secretaria; • Aprovar e encaminhar a proposta orçamentaria anual da Secretaria; • Referendar Decretos relacionados com as competências Secretaria; • Propor a designação, nomeações, dispensa e exoneração de pessoal para cargos em comissão, na forma da legislação vigente; • Solicitar a contratação de pessoal ou serviço técnico especializado, na forma da legislação vigente; • Delegar e subdelegar competências de acordo com legislação específica; • Exercer outras atividades que lhe sejam cometidas.
2. CHEFE DO GABINETE
• Assessorar tecnicamente o secretário e demais departamento da Secretaria, no exercício de suas funções; • Responsabilizar-se pela qualidade e eficiência das atividades de atendimento direto ao Secretário; • Promover e articular os contatos sociais e políticos do Secretário;
• Atender as demandas de órgãos internos e externos de controle e auditoria; • Transmitir, quando for o caso, as determinações do Secretário às unidades da Secretaria;
• Gerenciar, definir padrões e estabelecer regras para inserção de conteúdos no sítio eletrônico; • Exercer outras atividades compatíveis com a natureza de suas funções e que lhe forem atribuídas pelo Secretário
3. DIRETOR ADMINISTRATIVO
• Executar a administração de material da secretaria, no âmbito de suas competências;
• Providenciar as solicitações de materiais de consumo e permanente necessários à operacionalização da secretaria;
• Realizar o atendimento de pessoas que necessitem de informações relacionadas a secretaria ou comunicar-se com os servidores nela lotados;
• Fazer a recepção, conferência e controle dos materiais e documentos;
• Redigir, digitar, conferir, arquivar e reproduzir documentos inerentes ao funcionamento da secretaria;
• Encaminhar atestados médicos, pedidos de licença, folhas de frequência e/ou cartões de ponto, ao setor responsável;
• Providenciar as solicitações de serviços gerais (limpeza, verificação das necessidades de reparos e/ou manutenção);
• Consolidar os relatórios gerenciais;
• Desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação.
4. COORDENADOR DE EVENTOS
• Planejar evento do início ao fim de acordo com as solicitações, público-alvo e objetivos;
• Coordenar todas as operações;
• Dar sugestões para garantir o sucesso do evento;
• Contatar e negociar com fornecedores e vendedores;
• Preparar orçamentos e garantir o cumprimento;
• Supervisionar toda a equipe (coordenadores de evento, fornecedores, etc.);
• Encarregar-se de contratar pessoal e material de apoio (DJs, garçons, equipamento de som, etc.);
• Conduzir as atividades promocionais do evento;
• Aprovar todos os aspectos antes do dia do evento;
• Analisar o sucesso do evento e preparar relatórios;
• Desenvolver outras atividades correlatas.
5. ASSESSOR DE EVENTOS
• Prestar assistência direta a coordenação, desde as reuniões de planejamento até a finalização do evento; • Atuar junto à equipe de divulgação, desde a produção de material gráfico até o contato direto com as pessoas, sempre tendo em vista o seu público-alvo. • Ficar atento em relação ao controle de gastos para que o saldo não seja negativo ao fim da organização;
• Garantir que o evento corra tranquilamente e redobrar o esforço para resolver quaisquer problemas que possam ocorrer; • Contribuir na indicação dos profissionais mais adequados para atender às necessidades do evento, sem deixar de lado a qualidade dos serviços e o seu orçamento. • Desenvolver outras atividades dentro de sua área de atuação.
DIRETRIZES DA SECRETARIA MUNICIPAL DE COMUNICAÇÃO E EVENTOS
I. Conduzir e acompanhar a produção de folhetos, folders, banners ou qualquer outro tipo de material gráfico a ser utilizado para a divulgação das atividades da SECOM e supervisionar os trabalhos de redação, revisão, diagramação, arte, finalização e distribuição;
FINALIDADES DA SECRETARIA MUNICIPAL DE COMUNICAÇÃO E EVENTOS
- Promover e fomentar eventos para divulgação das ações das secretarias municipais.
- Apoiar e organizar eventos, palestras e seminários, visando a divulgação do Município e de suas potencialidades.
- Proporcionar a realização de eventos.
OBJETIVO GERAL
Planejar, orientar, incentivar e executar: Ações que apoiem a propagação das ações executadas pelas secretarias municipais e do gestor municipal.
PÚBLICO ALVO
Pessoas, Mídias Locais, Circunvizinhas.
